Cómo Representarse en una Audiencia Administrativa

Sí. Debería leer esto si recibe o ha solicitado beneficios (prestaciones de asistencia pública) a través del Departamento de Servicios Sociales y de Salud (DSHS), o Medicaid (Apple Health) a través de Departamento Estatal de Salud Pública (HCA), y usted no está de acuerdo con una decisión verbal o escrita que la agencia tomó sobre sus beneficios. Aquí le explicamos cómo puede apelar esa decisión solicitando y asistiendo a una audiencia administrativa. Códigos Administrativos WAC 388-02-0085(DSHS); WAC 182-526-0085(HCA).

Aprenderá:

• Cuándo y cómo pedir una audiencia administrativa.
• Cómo prepararse para su audiencia.
• Qué pasa en la audiencia y después de la audiencia.

Si tiene dificultades para hablar o comprender el inglés o si no puede comunicarse oralmente, usted tiene derecho a un intérprete imparcial y calificado sin costo para usted.  Códigos Administrativos WAC 388-02-0120(DSHS); WAC 182-526-0120(HCA). Los familiares y amigos no pueden ser su intérprete en la audiencia.  

Casos de DSHS: Para pedir un intérprete, hable con el Coordinador Administrativo en su oficina local del DSHS, o llame a la Oficina de Audiencias Administrativas (Office of Administrative Hearings, o OAH, en inglés) al (360) 664-2700 o al 1-800-583-8271. Dígales que necesita un intérprete.

Casos de HCA: Llene cualquier formulario que venga con su carta y envíelo por fax al 1-360-586-9080. O puede llamar al 1-855-923-4633 o al 1-800-562-3022 para solicitarlo por teléfono.

Casos del DSHS y HCA: La agencia tiene que darle aviso por escrito si tiene previsto negar, reducir o cancelar sus beneficios, sancionarle (castigarle) o decidir que le ha pagado demasiado (sobrepago) o que le ha dado beneficios que luego la agencia determina que no tiene derecho a recibir. Códigos Administrativos WAC 388-458-0002(DSHS); WAC 182-518-0005(HCA). Usted puede pedir una Audiencia Administrativa en cualquier momento dentro del plazo de 90 días de la fecha de la notificación de la agencia.

El aviso de la agencia tiene que decir las siguientes dos cosas:

• Qué medidas está tomando la agencia.
• En qué regla o reglas se está basando.

Si está recibiendo beneficios y pide una Audiencia Administrativa dentro del plazo de diez días de la fecha en el aviso o antes de la fecha en que la agencia dice que parará o reducirá sus beneficios, la agencia tiene que seguir dándole beneficios hasta que un Juez de Leyes Administrativas tome una decisión en su caso. Si la agencia para sus beneficios sin notificarle por escrito, pida una Audiencia Administrativa para pedir que sus beneficios continúen.

Si la agencia está terminando o reduciendo sus prestaciones, cualquier asistencia que usted siga recibiendo podría convertirse en un sobrepago — una deuda que usted le estaría debiendo al DSHS — si pierde en su Audiencia Administrativa. Es posible que tenga que reembolsar hasta 60 días de beneficios. Lea Cómo pelear un sobrepago de Asistencia en Efectivo o Asistencia Médica  y Cómo pelear un sobrepago de Asistencia Alimentaria para saber más sobre cómo las agencias cobran los sobrepagos.

Hay diferentes maneras de hacerlo.

Por escrito: Escriba a la Oficina de Audiencias Administrativas a: Office of Administrative Hearings(OAH), P.O. Box 42488, Olympia, WA 98504.

Verbalmente: Puede llamar a la Oficina de Audiencias Administrativas (OAH) o decirle al representante de la agencia que quiere una audiencia. La agencia puede pedirle que haga seguimiento con una petición por escrito.

Después que usted pida la audiencia, la Oficina de Audiencias Administrativas (OAH) le enviará un "Aviso de Audiencia" que contiene la fecha, la hora, y el lugar de la audiencia.

Llame a la OAH tan pronto como pueda al número que aparece en el aviso para pedir una audiencia en persona. Por lo general, en persona es mucho mejor.

Casos de DSHS: Usted tiene derecho a que su audiencia se haga en la oficina local de Servicios para la Comunidad (CSO) del DSHS. Puede visitar dshs.wa.gov/office-locations para encontrar la CSO más cercana a usted.

Casos de HCA: Usted puede pedir que la audiencia sea en persona. Tendrá que tener un buen motivo para solicitar esto. Ver WAC 182-526-0360 para algunos ejemplos de buenos motivos.

Puede hacer una cita para reunirse con un representante de la agencia. Este representante por lo general no es abogado. Este representante representará a la agencia en su audiencia.

Pida al representante de la agencia que:

• Le explique por qué la agencia está negando, cambiando o cancelando sus beneficios, o tomando alguna otra acción en su contra.
• Le dé copias de todas las reglas que la agencia está usando para respaldar sus acciones.
• Si es que la agencia va a tener testigos en su audiencia. Si es así, pregunte quiénes son y qué cosas va a preguntarles el representante de la agencia.
• Le muestre y le dé copias de los documentos relevantes contenidos en su expediente electrónico del caso.

Esta es una oportunidad para comprender mejor los problemas desde ambos puntos de vista y ayudarle a prepararse para su audiencia. Puede ser que incluso lleguen a algún arreglo. Si no llegan a un acuerdo, tendrán la audiencia de todos modos. El representante de la agencia no debe presionarle para que cancele (retire) su petición de audiencia.

Mucho antes de su audiencia, la agencia debiera darle a usted un paquete que contenga todos los documentos que ellos van a usar en la audiencia. Si usted no recibe este paquete por lo menos una semana antes de la audiencia, llame al representante de la agencia. Si usted piensa que la agencia le dio el paquete demasiado tarde para poder revisarlo y comprenderlo bien, pida al Juez de Leyes Administrativas que reprograme la audiencia o que tome alguna otra medida para ser justo con usted porque no recibió el paquete a tiempo para prepararse.

Antes de su audiencia, debiera enviarle al Juez a la Oficina de Audiencias Administrativas, y al representante de la agencia a la agencia, copias idénticas de todos los documentos, fotografías, y otros papeles que usted usará en la audiencia para demostrar por qué piensa que la agencia se equivocó. La mayoría de las audiencias se hacen por teléfono. El Juez y el representante de la agencia tienen que recibir la documentación que usted va a usar a tiempo para la audiencia.  Debiera enviárselos con antelación incluso si su audiencia va a ser en persona. Pida a la OAH y al representante de la agencia cómo quieren que envíe los documentos. Siempre quédese usted con los originales. 

Es como una reunión pre-audiencia, pero se pone en las actas oficialmente. Esto significa que el Juez está presente, y graba la reunión.

• Una lista con los puntos que quiere explicarle al Juez de Leyes Administrativas.
• Documentos, fotografías, o cualquier otra documentación que ayuden a demostrarle al Juez de Leyes Administrativas por qué usted piensa que DSHS está equivocado.
• Testigos que declaren a favor suyo.
• Una amistad o pariente de apoyo. No es necesario que esa persona declare.
• Una amistad, pariente, o alguna otra persona que le represente a usted en la audiencia. No es necesario que sea abogado.

El Juez de Leyes Administrativas (ALJ) dirige la audiencia administrativa. Este Juez trabaja para la Oficina de Audiencias Administrativas (OAH).

Estas audiencias tienen menos reglas (son menos formales) que los procesos en un juzgado. El Juez graba todo lo que se diga y toma apuntes.

Al comienzo de la audiencia, el Juez explica que no trabaja para DSHS, que jamás ha visto su expediente, y que no sabe nada sobre usted o el caso excepto lo que usted dijo en su petición para la audiencia.

El Juez explica que para decidir su caso, solamente considera:

• Los documentos que usted y la agencia den (presenten) al Juez.
• El testimonio dado bajo juramento.

El Juez pondrá bajo juramento a todas las personas que declaren.

Por lo general, el representante de la agencia es quien habla a continuación. Le dice al Juez por qué cree que la agencia tiene razón y explica los documentos de la agencia que le ha dado al Juez para probar su caso (sus elementos de prueba). Una vez que el representante de la agencia termine, usted puede hacerle preguntas sobre lo que dijo. Si el representante de la agencia tiene testigos, usted también puede hacerles preguntas una vez que terminen de testificar. El Juez puede hacer preguntas al representante de la agencia o a los testigos para aclarar lo que han dicho.

A continuación, usted cuenta su versión de los hechos. Recuerde: Lo único que el Juez sabe de usted o del caso es lo que usted dijo en la petición para la audiencia. Usted tiene que decirle al Juez todo lo que quiera que sepa. Mire sus apuntes. Dígale al Juez exactamente qué fue lo que pasó desde su punto de vista. Cuando termine, el representante de la agencia y el Juez le pueden hacer preguntas. Luego, si usted tiene testigos, puede hacer declaren. El representante de la agencia y el Juez también pueden hacer preguntas a sus testigos.

La conducta suya en la audiencia es muy importante. El Juez va a escucharlo o verlo solo en esta ocasión.

Algunos consejos:

• Sea cortés. No interrumpa a nadie.
• Sea firme en lo que diga, pero no grite.
• No use palabras groseras ni ofensivas.
• Mire al Juez cuando hable.
• No ponga los ojos en blanco (no voltee los ojos) ni use otros gestos ofensivos.
• Vístase de manera limpia y ordenada.

Para más consejos, lea El Coronavirus (COVID-19):Consejos para audiencias por teléfono y por video. Los consejos que se dan ahí también sirven para las audiencias en persona.

El Juez no decide al final de la audiencia. Le envía la decisión por escrito como un mes después. Esta decisión es una Orden Inicial o una Orden Final. Hay una diferencia importante entre las dos. Lea la siguiente pregunta: "Recibí una Orden Inicial. ¿Puedo apelarla si no estoy de acuerdo con ella?"

Si usted o la agencia no están de acuerdo con la Orden Inicial, pueden apelar a un Juez de Revisión que trabaja para la Junta de Apelaciones de la agencia. Esta apelación es una "Petición de Revisión". Las instrucciones para la petición de revisión y el plazo para pedirla vendrán con la Orden Inicial.

Esta apelación se hace solamente por escrito. Usted no comparece ante el Juez de Revisión. El Juez de Revisión toma en cuenta solamente los documentos y el testimonio presentados en su Audiencia Administrativa. No se puede agregar nada nuevo para la apelación. Si usted envía una apelación por escrito a la Junta de Apelaciones (BOA), el DSHS puede contestar a su apelación por escrito. Si el DSHS apela a la BOA, usted puede responder.

El Juez de Revisión enviará la decisión escrita a usted y a la agencia. Esto se llama la Decisión de la Revisión. Si usted no está de acuerdo con esta decisión, la ley estatal permite que presente una Petición de Revisión de la Decisión Administrativa ante el Tribunal Superior de su condado o ante el Tribunal Superior del Condado de Thurston. Si su Audiencia Administrativa fue sobre asistencia pública, no hay que pagar por presentar su caso en el Tribunal Superior. Tiene que presentar la Petición de Revisión de la Decisión Administrativa dentro del plazo de 30 días de la fecha de la Decisión de la Revisión. Si no puede conseguir un abogado, lea Cómo pedir una Revisión del Tribunal Superior para más información.

Si su aviso de la Audiencia Administrativa tiene una "B" en el número del expediente, es una Orden Final. Si usted o la agencia no están de acuerdo con la Orden Final del Juez de Leyes Administrativas, ninguno de los dos puede apelar a la Junta de Apelaciones (BOA). Sí se puede pedir al Juez que reconsidere su decisión. Esto es diferente de pedir que alguien más revise la decisión (una apelación).

La decisión del Juez de Leyes Administrativas en Reconsideración es la decisión definitiva de la agencia. La agencia ya no puede apelar más. Si usted no está de acuerdo con la decisión de la Reconsideración, usted sí puede apelar presentando una Petición para la Revisión de una Decisión Administrativa.

Usted puede saltarse la Petición de Reconsideración y apelar la Orden Final directamente ante el Tribunal Superior por medio de una Petición para la Revisión de una Decisión Administrativa. Lea Cómo pedir una Revisión del Tribunal Superior para más información.