Cómo Representarse en una Audiencia Administrativa

Sí. Debería leer esto si recibe o ha solicitado beneficios (prestaciones de asistencia pública) a través del Departamento de Servicios Sociales y de Salud (DSHS), o Medicaid (Apple Health) a través de Departamento Estatal de Salud Pública (HCA), y usted no está de acuerdo con una decisión verbal o escrita que la agencia tomó sobre sus beneficios. Aquí le explicamos cómo puede apelar esa decisión solicitando y asistiendo a una audiencia administrativa. Códigos Administrativos WAC 388-02-0085 (DSHS); WAC 182-526-0085 (HCA).

Aprenderá:

• Cuándo y cómo pedir una audiencia administrativa.

• Cómo prepararse para su audiencia.

• Qué pasa en la audiencia y después de la audiencia.

Si tiene dificultades para hablar o comprender el inglés o si no puede comunicarse oralmente, usted tiene derecho a un intérprete imparcial y calificado sin costo para usted.  Códigos Administrativos WAC 388-02-0120 (DSHS); WAC 182-526-0120 (HCA). Los familiares y amigos no pueden ser su intérprete en la audiencia.  

Casos de DSHS: Para pedir un intérprete, hable con el Coordinador Administrativo en su oficina local del DSHS, o llame a la Oficina de Audiencias Administrativas (Office of Administrative Hearings, o OAH, en inglés) al (360) 407-2700 o al 1-800-583-8271. Dígales que necesita un intérprete.

Casos de HCA: Llene cualquier formulario que venga con su carta y envíelo por fax al 1-360-586-9080. O puede llamar al 1-855-923-4633 o al 1-800-562-3022 para solicitarlo por teléfono.

Casos del DSHS y HCA: La agencia tiene que darle aviso por escrito si tiene previsto negar, reducir o cancelar (terminar) sus beneficios, sancionarle (castigarle) o decidir que le pagó demasiado (sobrepago) o que le ha dado beneficios que luego la agencia determina que no tiene derecho recibir. Códigos Administrativos WAC 388-458-0002 (DSHS); WAC 182-518-0005 (HCA). El aviso que la agencia le da tiene que decir qué acción está tomando la agencia y en qué regla o reglas se basa.

Usted puede pedir una Audiencia Administrativa en cualquier momento dentro del plazo de 90 días de la fecha del aviso de la agencia. A partir del 1 de julio de 2023, si circunstancias fuera de su control, como problemas médicos, inestabilidad de la vivienda, barreras de idioma o violencia familiar, le impiden cumplir con ese plazo, igual debería pedir una audiencia tan pronto pueda. La agencia debería determinar que usted tenía un buen motivo para no cumplir con su plazo siempre y cuando no haya pasado más de un año.

Si está recibiendo beneficios y pide una Audiencia Administrativa dentro del plazo de 10 días de la fecha en el aviso o antes de la fecha en que la agencia dice que parará o reducirá sus beneficios, la agencia tiene que seguir dándole beneficios hasta que un Juez de Leyes Administrativas tome una decisión en su caso. Si la agencia para sus beneficios sin notificarle por escrito, pida una Audiencia Administrativa para pedir que sus beneficios continúen.

Hay diferentes maneras de hacerlo.

Por escrito: Escriba a la Oficina de Audiencias Administrativas a: Office of Administrative Hearings (OAH), P.O. Box 42488, Olympia, WA 98504.

Si es una emergencia, debería llamar a la Oficina de Audiencias Administrativas (OAH) al (360) 407-2700 o al 1-800-583-8271 para pedir que su audiencia sea lo más pronto posible. A esto se le llama una audiencia expeditada.

Verbalmente: Puede llamar a la Oficina de Audiencias Administrativas (OAH) o decirle al representante de la agencia que quiere una audiencia. La agencia puede pedirle que haga seguimiento con una petición por escrito.

* Usted tiene derecho a pedir un intérprete, sin costo alguno. 

Después que usted pida la audiencia, la Oficina de Audiencias Administrativas (OAH) le enviará un "Aviso de Audiencia" que contiene la fecha, la hora, y el lugar de la audiencia.

Llame a la OAH tan pronto como pueda al número que aparece en el aviso para pedir una audiencia en persona. Por lo general, en persona es mucho mejor.

Casos de DSHS: Usted tiene derecho a que su audiencia se haga en la oficina local de Servicios para la Comunidad (CSO) del DSHS. Puede visitar dshs.wa.gov/office-locations para encontrar la CSO más cercana a usted.

Casos de HCA: Usted puede pedir que la audiencia sea en persona. Tendrá que tener un buen motivo para solicitar esto. Ver WAC 182-526-0360 para algunos ejemplos de buenos motivos.

Puede hacer una cita para reunirse con un representante de la agencia. Este representante por lo general no es abogado. Este representante representará a la agencia en su audiencia.

Pida al representante de la agencia que:

• Le explique por qué la agencia está negando, cambiando o cancelando sus beneficios, o tomando alguna otra acción en su contra.

• Le dé copias de todas las reglas que la agencia está usando para respaldar sus acciones.

• Si es que la agencia va a tener testigos en su audiencia. Si es así, pregunte quiénes son y qué cosas va a preguntarles el representante de la agencia.

• Le muestre y le dé copias de los documentos relevantes contenidos en su expediente electrónico del caso.

Esta es una oportunidad para comprender mejor los problemas desde ambos puntos de vista y ayudarle a prepararse para su audiencia. Puede ser que incluso lleguen a algún arreglo. Si no llegan a un acuerdo, tendrán la audiencia de todos modos. El representante de la agencia no debe presionarle para que cancele (retire) su petición de audiencia.

Mucho antes de su audiencia, la agencia debiera darle a usted un paquete que contenga todos los documentos que ellos van a usar en la audiencia. Si usted no recibe este paquete por lo menos una semana antes de la audiencia, llame al representante de la agencia. Si usted piensa que la agencia le dio el paquete demasiado tarde para poder revisarlo y comprenderlo bien, pida al Juez de Leyes Administrativas que reprograme la audiencia o que tome alguna otra medida para ser justo con usted porque no recibió el paquete a tiempo para prepararse.

Antes de su audiencia, debiera enviarle al Juez a la Oficina de Audiencias Administrativas, y al representante de la agencia a la agencia, copias idénticas de todos los documentos, fotografías, y otros papeles que usted usará en la audiencia para demostrar por qué piensa que la agencia se equivocó. La mayoría de las audiencias se hacen por teléfono. El Juez y el representante de la agencia tienen que recibir la documentación que usted va a usar a tiempo para la audiencia. Debiera enviárselos con antelación incluso si su audiencia va a ser en persona. Pida a la OAH y al representante de la agencia cómo quieren que envíe los documentos. Siempre quédese usted con los originales.

Es como una reunión previa a la audiencia, pero se pone en las actas oficialmente. Esto significa que el Juez de Leyes Administrativas está presente y graba la reunión.

• Una lista con los puntos que quiere explicarle al Juez de Leyes Administrativas.

• Documentos, fotografías, o cualquier otra documentación que ayuden a demostrarle al Juez de Leyes Administrativas por qué usted piensa que DSHS está equivocado.

• Testigos que declaren a favor suyo.

• Una amistad o pariente de apoyo. No es necesario que esa persona declare.

• Una amistad, pariente, o alguna otra persona que le represente a usted en la audiencia. No es necesario que sea abogado.

El Juez de Leyes Administrativas (ALJ) dirige la audiencia administrativa. Este Juez trabaja para la Oficina de Audiencias Administrativas (OAH).

Estas audiencias tienen menos reglas (son menos formales) que los procesos en un juzgado. El Juez graba todo lo que se diga y toma apuntes.

Al comienzo de la audiencia, el Juez explica que no trabaja para DSHS, que jamás ha visto su expediente, y que no sabe nada sobre usted o el caso excepto lo que usted dijo en su petición para la audiencia.

El Juez explica que para decidir su caso, solamente considera:

• Los documentos que usted y la agencia den (presenten) al Juez.

• El testimonio dado bajo juramento.

El Juez pondrá bajo juramento a todas las personas que declaren.

Por lo general, el representante de la agencia es quien habla a continuación. El representante le dice al Juez por qué cree que la agencia tiene razón y explica los documentos de la agencia que le ha dado al Juez para probar su caso (sus elementos de prueba). Una vez que el representante de la agencia termine, usted puede hacerle preguntas sobre lo que dijo. Si el representante de la agencia tiene testigos, usted también puede hacerles preguntas una vez que terminen de testificar. El Juez puede hacer preguntas al representante de la agencia o a los testigos para aclarar lo que han dicho..

A continuación, usted cuenta su versión de los hechos. Recuerde: Lo único que el Juez sabe de usted o del caso es lo que usted dijo en la petición para la audiencia. Usted tiene que decirle al Juez todo lo que quiera que sepa. Mire sus apuntes. Dígale al Juez exactamente qué fue lo que pasó desde su punto de vista. Cuando termine, el representante de la agencia y el Juez le pueden hacer preguntas. Luego, si usted tiene testigos, puede hacer declaren. El representante de la agencia y el Juez también pueden hacer preguntas a sus testigos.

La conducta suya en la audiencia es muy importante. El Juez va a escucharlo o verlo solo en esta ocasión.

Algunos consejos:

• Sea cortés. No interrumpa a nadie.

• Sea firme en lo que diga, pero no grite.

• No use palabras groseras ni ofensivas.

• Mire al Juez cuando hable.

• No ponga los ojos en blanco (no voltee los ojos) ni use otros gestos ofensivos.

• Vístase de manera limpia y ordenada.

*Para más consejos, lea Consejos para Audiencias Telefónicas y por Video. Los consejos que se dan ahí también sirven para las audiencias en persona.

El Juez no decide al final de la audiencia. Le envía por correo la decisión por escrito como un mes después. Esta decisión es una Orden Inicial o una Orden Final. La Orden dirá en su título qué tipo es.

Sus derechos de revisión o apelación se adjuntarán al dorso de la Orden Inicial.

Sus derechos de revisión o apelación se adjuntarán al dorso de la Orden Final. También puede leer Cómo pedir una Revisión del Tribunal Superior para más información.